Jakarta, Klikanggaran.com (28-07-2019) -- Biaya promosi adalah biaya yang dikeluarkan atau pengurangan pendapatan perseroan untuk kegiatan mempengaruhi orang atau pihak lain yang terkait langsung maupun tidak langsung dengan produksi atau pendapatan perseroan. Biaya promosi meliputi pemasaran, pameran, peluncuran produk/pelayanan jasa baru, pengiklanan, entertain, pemberian diskon, pemberian reduksi dan komisi penjualan. Selama tahun 2015 s.d. 2018 PT Pelindo III (Persero) secara konsolidasi menganggarkan dan merealisasikan biaya promosi.
Terkait dengan pengeluaran biaya promosi, PT Pelindo III (Persero) telah menerbitkan aturan Internal yaitu Peraturan Direksi Nomor PER.35/HM.03/P.lII-2009. Salah satu klausul dalam peraturan ini mengenai tata cara dan persayaratan biaya promosi khusus untuk kegiatan entertain. Pertanggungjawabannya berupa berita acara (BA) pengeluaran yang dibuat oleh unit kerja dan ditandatangani oleh Direktur dan senior manager yang berkepentingan (untuk kantor pusat) atau GM dan Deputy GM (untuk cabang).
Adanya aturan yang memperbolehkan pengeluaran biaya hanya didukung dengan BA tanpa didukung dengan dokumen lainnya yang valid menyebabkan ketidakjelasan peruntukan atas pengeluaran dana perusahaan.
Di sisi lain, PT Pelindo III (Persero) telah mengeluarkan peraturan mengenai Pedoman Administrasi Keuangan yaitu Perdir Nomor PER.94.1/KU.0301/P.lII-2017 tanggal 1 Desember 2017. Dijelaskan bahwa mekanisme administrasi pembayaran non pengadaan barang dan jasa (tidak terbatas pada biaya promosi) harus dilengkapi dengan BA pengeluaran promosi, surat permohonan/proposal, kuitansi, dokumen PIB untuk pembayaran pajak dan bea impor dan kode billing dari instansi pemerintah untuk pembayaran PNBP, konsesi, dan deviden.
Pada dokumen yang dimiliki klikanggarann.com terkait biaya promosi yang direalisasikan oleh Kantor pusat PT Pelindo III (Persero), Regional Jawa Timur di Surabaya, dan Regional Jawa tengah di Semarang, menunjukkan bahwa pertanggungjawaban atas pengeluaran biaya promosi tidak akuntabel dengan uraian sebagai berikut:
1) Regional Jawa Tengah
Berdasarkan pemeriksaan atas Buku Besar, Biaya Promosi yang ditarik dari SAP periode tahun 2017 s.d. tahun 2018 (Semester I) untuk Tanjung Emas dan TPKS menunjukkan ada pengeluaran uang untuk biaya promosi yang tidak dilengkapi dengan dokumen pendukung dan atau bukti transaksi berupa kuitansi/faktur serta dokumen pendukung lainnya dengan total sebesar Rp1.294.000.000,00.
Dasar pengeluaran biaya hanya berupa Berita Acara (BA) yang ditandatangani bersama oleh General Manager dan pejabat lainnya. Di dalam BA untuk pengeluaran biaya promosi di lingkungan TPKS hanya dicantumkan penjelasan bahwa pengeluaran biaya digunakan untuk sinergi dan koordinasi dengan beberapa instansi terkait, tanpa dijelaskan instansi mana saja. Sedangkan di Tanjung Emas, BA menjelaskan bahwa biaya promosi digunakan untuk kelancaran pelayanan dan pengembangan usaha di Pelabuhan Tanjung Emas.
Biaya promosi di Regional Jawa Tengah sejak Juli 2018 dikelola oleh Regional Manager Human Capital, General Affair & Health Safety Security and Environment (HCGA & HSSE). Biaya Promosi ini diajukan oleh yang bersangkutan ke keuangan setelah ada persetujuan dari CEO dan Regional Manager lainnya. Setelah dana cair, yang bersangkutan menyimpan dana tersebut tidak di brankas, melainkan di laci meja ataupun di dalam tas.
Berdasarkan hasil cash opname yang dilakukan oleh lembaga audit pada tanggal 12 September 2018 diketahui, terdapat saldo kas sebesar RpI5.824.000,00. Berdasarkan keterangan dari RM HCG & HSSE, sejak yang bersangkutan dilantik pada 1 Ju1i 2018, ybs. baru empat kali mengajukan biaya promosi ke keuangan setelah mendapat saldo kas dari pengelola biaya promosi sebelumnya. Berdasarkan keterangan yang bersangkutan, pencatatan atas pengeluaran dana-dana promosi yang dipegangnya tidak rutin dan detail karena sifatnya hanya untuk pengingat saja, berapa uang yang sudah dikeluarkan.
2) Regional Jawa Timur
Berdasarkan pemeriksaan atas Buku Besar, Biaya Promosi yang ditarik dari SAP periode tahun 2017 s.d. tahun 2018 (Semester I) untuk Tanjung Perak menunjukkan, ada pengeluaran uang untuk biaya promosi yang tidak dilengkapi dengan dokumen pendukung dan atau bukti transaksi berupa kuitansi/faktur serta dokumen pendukung lainnya dengan total sebesar Rp751.350.000,00.
Dasar pengeluaran biaya hanya berupa Berita Acara (BA) yang ditandatangani bersama oleh General Manager dan pejabat struktural di lingkungan Cabang Tanjung Perak lainnya. Sesuai penjelasan yang terdapat di dalam BA, biaya promosi ini dibagi menjadi dua peruntukan. Antara lain untuk biaya penunjang operasional dari Divisi Pelayanan Terminal dengan besaran Rp200.000,00 per kegiatan kapal dan untuk menjalin hubungan kerja dengan mitra usaha di Lingkungan PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) sebesar Rp50.000.000,00 per pengajuan. Penggunaan biaya promosi ini menjadi tidak jelas karena tidak ada dokumen pendukung selain BA yang menjelaskan kepada siapa dan untuk apa dana tersebut digunakan.
3) Kantor Pusat
